Wiki: Como Cadastrar Usuários (Agentes) no Chatwoot

Sumário

1. Visão Geral
2. Pré-requisitos
3. Papéis Disponíveis (Roles)
4. Passo aPasso
5. Observações Importantes
6. Solução de Problemas

Visão Geral

Este documento descreve o processo completo para cadastrar um novo usuário (chamado de Agente dentro do Chatwoot) e vinculá-lo a uma caixa de entrada, permitindo que ele passe a atender clientes na plataforma.

O processo é dividido em duas grandes etapas:

• Criação do agente — cadastro da conta do novo usuário no sistema.
• Vinculação à caixa de entrada — liberação de acesso do agente a um canal específico de atendimento.

Pré-requisitos

• ⚠️ É necessário ter perfil de Administrador na conta do Chatwoot para cadastrar novos agentes. Usuários com perfil "Agente" conseguem visualizar a equipe, mas não têm permissão para convidar, editar ou excluir membros.
• Ter em mãos o e-mail válido do novo colaborador (é para esse endereço que o convite de confirmação será enviado).
• Saber previamente qual caixa de entrada (canal) o novo agente irá atender (ex: WhatsApp Vendas, E-mail Suporte, Site, etc).

Papéis Disponíveis (Roles)

Ao cadastrar um agente, é necessário escolher uma Função (Role), que define o nível de permissão dele dentro da plataforma:

💡 A escolha da Função deve ser feita com cuidado, pois ela determina o que o novo usuário poderá ver e fazer dentro do sistema.

Passo a Passo

Passo 1 — Acessar o menu de Agentes

Com uma conta de Administrador, acesse:

Chatwoot → Configurações → Agentes

Passo 2 — Adicionar um novo agente

No canto superior direito da tela, clique no botão "Adicionar agente".

Passo 3 — Preencher os dados do agente

Um formulário (modal) será aberto. Preencha os seguintes campos:

Após preencher, clique em Adicionar / Convidar.

Passo 4 — Confirmação por e-mail

Assim que o cadastro for concluído, o status do novo agente ficará pendente.

• O agente receberá um e-mail com um link de confirmação.
• Esse link é usado pelo próprio agente para criar sua senha e ativar o acesso.
• Enquanto o convite não for aceito, o agente aparece como pendente na lista de agentes.

✅ Não é necessário esperar a confirmação do e-mail para seguir para o próximo passo — o vínculo com a caixa de entrada pode ser feito imediatamente após o cadastro.

Passo 5 — Vincular o agente a uma caixa de entrada

Após criar o agente, é necessário liberar o acesso dele a pelo menos uma caixa de entrada, para que ele possa efetivamente atender clientes.

Acesse:

Configurações → Caixas de Entrada

Passo 6 — Configurar a caixa de entrada e adicionar o agente

1. Clique na caixa de entrada desejada (ou no ícone de engrenagem ao lado dela) para abrir suas configurações.
2. Vá até a aba Agentes.
3. Marque o(s) agente(s) que devem ter acesso a essa caixa de entrada.
4. Salve as alterações.

Configurações → Caixa de Entrada → Configurar caixa de entrada → Agentes

🔁 Esse processo pode ser repetido para vincular o mesmo agente a quantas caixas de entrada forem necessárias.

Observações Importantes

• Um agente só consegue atender conversas em caixas de entrada às quais foi explicitamente vinculado.
• É possível adicionar ou remover agentes de uma caixa de entrada a qualquer momento, sem necessidade de recriar o cadastro.
• Apenas Administradores podem convidar, editar ou excluir agentes — usuários com perfil de Agente não têm essa permissão, mesmo conseguindo visualizar a lista da equipe.
• Caso o agente não receba o e-mail de confirmação, oriente-o a verificar a caixa de spam/lixo eletrônico antes de solicitar um reenvio.

Solução de Problemas